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老余

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<转载>从知识管理想到的:GTD时间管理法之二_土豆猫_新浪博客  

2010-12-23 13:33:02|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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从知识管理想到的:GTD时间管理法之二

(2009-11-28 14:23:58)
标签:

知识管理

gtd

杂谈

(接上一篇)

四、GTD时间管理


      时间管理其实就是一种投资,和其他投资一样,目的应该是充分利用时间来创造最大的价值。当然,时间这项资本有它自己的一些特性。
      时间的特性:
  ◎供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下都不会增加,也不会减少,每天都是24小时。
  ◎无法蓄积:时间无法像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间。
  ◎无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。
  ◎无法失而复得:时间无法像物品一样失而复得。它一旦丧失,就会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但要是挥霍了时间,任何人都无力挽回。

      GTD就是时间管理的方法之一。GTD的核心理念在于,把心中想到的所有事情都放到收集篮Inbox中,并用一定的方法把Inbox中的事物处理并归类,让脑袋里只装一件事,这样才能心无挂念,全力以赴地做好工作,提高效率,达到无压状态

 

脑袋里只装一件事有什么好处?
1. 专注。当我们集中注意力于某一件事的时候,我们会放下和忘记其他的事情,同时大脑会努力搜索和当前这件事相关的任何信息,这将大大提高我们的创造力。
2.成就感。我一般都会把自己每天要做的事情写在一张纸上,标上优先级,然后选择一个自己感兴趣的,或者已经准备得比较充分的来做。做完一件,在纸上划掉一件,做完一件,划掉一件??这样我总是能保持一个旺盛的斗志,因为我亲眼看着我的任务在一件一件地被消灭,我在不断地接近成功。伤其九指不如断其一指,与其每件事都做到一半,不如将每件事情完全做完,这样做起事来更开心,更有成就感。
3.摆脱压力。压力都是自己给自己的,我们的压力来自于我们知道可能还有10件事在等着我们去做。那能不能想象一下,如果有个盒子,能让我们把所有的杂事都从脑袋里取出来放到盒子里面,然后每次从盒子里取出一件事,放到脑袋里去处理,做完之后,扔掉。然后拿出第二件事情,放到脑袋里处理,做完之后,扔掉。在这样的情况下,你还会有那么大的压力吗?
4.更好的结果。相信大家都有这样的体验:当我们集中精力去做一件事情的时候就会觉得思维很活跃,因为脑电波在没有受到干扰的时候,可以很清晰、很有逻辑地去思考。所以,当我们排除了干扰,脑袋里只剩下一件事的时候,我们会有更好的逻辑思维和创造力,这样我们不难得到更好的结果。


衣柜整理法

◎收集环节是“衣柜整理法”的第一步,它要我们收集“一切引起我们注意的事情”。比如你正在自习英语,突然社团要你写个总结。立即去做吗?不,先记录下来,然后继续集中精力学习。同学问你暑假旅行怎么打算,马上考虑旅行的事情吗?不,还是记录下来。想起实验报告还没写完,扔掉英语去写实验报告吗?还是记录下来吧。突然想到什么时候能学德语就好了,马上去学吗?不太可能吧,还是放进Inbox里。这样,一堆乱七八糟的事儿都被你扔到Inbox里面,而脑子里只有学习英语这件事,相信这几个小时的英语学习效率会很高!

◎处理收集篮:

将来/也许Someday/Maybe Item
顾名思义,这就是一件将来条件成熟之后才会做的事情。刚才提到的“学德语”应该放到这一类之下。

项目Project,任务Task,下一步行动(待办事项)ToDos
简单的说,“项目”是一个多元的组合,其中包含了任务和成果;“任务”则是由行动组成的事件。而“下一步行动”则是单个的步骤。
举个例子吧:暑假旅行是一个“项目”,预订宾馆是“任务”,网上搜索宾馆是”行动“,商量并确定预订也是”行动“。

◎选择你的下一步行动

1、重要性。事务可以分为四个象限:
第一象限:重要而且紧急。没什么好说的了,立即去做!其实第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务,也就是说这个压力和危机,是自己强加给自己的。
第二象限:重要但不紧急。我们应该将时间投资于第二象限。这些事情虽然看起来不紧急,但是我们可不能置之不理。如果你现在不重视它,它随时都会发展成重要而且紧急的事情。
第三象限:不重要但紧急。这是生活中的琐事。这些事务是我们忙碌而且盲目的源头。这个象限里的事务最好能交给别人去做,或者通过委婉的拒绝减少这类事务的产生。
第四象限:不重要而且不紧急。就是打发时间的消遣。尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候,可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力,否则你就是在浪费生命了。

2、环境。我们可以在ToDoList上把事务分类整理加上标签。比如需要购买的东西加上”购物“标签,需要上网查找的资料加上”上网“标签,要打的电话加上”电话“标签。利用环境将一类事情集中处理,可以大大提高我们的效率。

3、时间。善于利用生活中的”时间片段“,用琐碎的时间去做琐碎的事。大家应该都有自己的经验和方式。

4、精力。保持自己的节奏,将繁琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来。比如,自习时的休息时间就可以用来整理自己的Inbox。

◎日志Log与回顾
每天坚持做一个时间日志,检视自己的工作效率。同时记下自己的习惯养成计划的实行情况。然后定期对自己做回顾与总结,既是一种鞭策,也是一种鼓励。

1、回顾你的“将来/也许”清单。看看这个清单里的项目是否有时机已经成熟的。比如考完试有些空闲时间了,”学德语“就可以着手行动啦! 如果
2、回顾你的“项目清单”。看看自己下一步该做什么了,或许会发现遗漏了什么,或者有了什么新的想法,都可以添加进去。
3、回顾你的“ToDoList"。处理掉已经做了还没来得及删除的任务。特定时间要做的事项临近了就设一个闹钟,或者写进日程表。
4、重新审视自己的目标。每次回顾自己的目标时,心中都会加深目标的印象,燃起斗志,坚定信心。


GTD的介质
现在有很多GTD的工具,有电脑、PDA、智能手机上的软件,简简单单一本笔记本也足矣。作为一个学生,还是纸质GTD比较符合实际。普通的活页笔记本就能胜任,不过我自己DIY了两个隔板。一张彩色卡纸,一把剪刀,一个打孔机,很简单~
这样笔记本就被我分成了三个部分。第一部分从前翻是Inbox,从后翻过来是”将来/可能“,第二部分是”ToDos“和”项目/任务“,第三部分是”日志“,从封底往前用来做草稿和随手写点什么。

 

 

就这么多。希望大家能从中受益!

(原作者的blog:www.gtdlife.cn




引文来源  <转载>从知识管理想到的:GTD时间管理法之二_土豆猫_新浪博客
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